Anskaffelse av arkiv modul til Voksen og Flyktning for Lillehammer kommune

Description

Lillehammer Læringssenter har i dag et papirbasert arkiv knyttet til to fagsystemer fra Visma; ett for Flyktningetjenesten og ett for Voksenopplæringen. Den manuelle håndteringen av personopplysninger innebærer risiko for feilbehandling, mangelfull journalføring og brudd på innsyns- og sporbarhetskrav. Dette representerer både rettslig og operasjonell risiko, samtidig som det bidrar til ineffektiv arbeidsflyt og økt sårbarhet ved personellfravær. For å rette opp i dette og sikre lovpålagt arkivplikt, samt etablere en mer robust og effektiv dokumentforvaltning, er det etablert et prosjekt for å innføre elektronisk arkiv tilknyttet fagsystemene. Løsningen som er valgt er Visma Samhandling og Arkiv (VSA), som er teknisk tilrettelagt for sømløs integrasjon med de eksisterende Visma-fagsystemene. Løsningen oppfyller gjeldende krav til digital arkivering, sikkerhet og tilgjengelighet. Som en del av prosjektet skal det også gjennomføres en reforhandling av gjeldende driftsavtale med Visma, slik at denne inkluderer den nye arkivmodulen. IKOMM AS er oppdragsgiver for anskaffelsen og vil også ivareta drift og forvaltning av løsningen på vegne av Lillehammer kommune. Prosjektet vurderes som nødvendig for å: * Sikre etterlevelse av arkivloven og GDPR * Redusere risiko for feilbehandling av personopplysninger * Effektivisere dokumentflyt og gjenfinning * Styrke intern kontroll og rettssikkerhet Anskaffelsen er dermed både påkrevd og hensiktsmessig, og vurderes som et viktig tiltak for å oppfylle kommunens forpliktelser og forbedre tjenestekvaliteten.

Oppdragsgivere

• IKOMM AS

All notice data

id:

2025-107314

eFormId:

c1172e00-090c-4638-99f5-7968b4e15232

procedureId:

5e7110d7-bbd4-4bbd-bac6-b91880f5d052

heading:

Anskaffelse av arkiv modul til Voksen og Flyktning for Lillehammer kommune

description:

Lillehammer Læringssenter har i dag et papirbasert arkiv knyttet til to fagsystemer fra Visma; ett for Flyktningetjenesten og ett for Voksenopplæringen. Den manuelle håndteringen av personopplysninger innebærer risiko for feilbehandling, mangelfull journalføring og brudd på innsyns- og sporbarhetskrav. Dette representerer både rettslig og operasjonell risiko, samtidig som det bidrar til ineffektiv arbeidsflyt og økt sårbarhet ved personellfravær. For å rette opp i dette og sikre lovpålagt arkivplikt, samt etablere en mer robust og effektiv dokumentforvaltning, er det etablert et prosjekt for å innføre elektronisk arkiv tilknyttet fagsystemene. Løsningen som er valgt er Visma Samhandling og Arkiv (VSA), som er teknisk tilrettelagt for sømløs integrasjon med de eksisterende Visma-fagsystemene. Løsningen oppfyller gjeldende krav til digital arkivering, sikkerhet og tilgjengelighet. Som en del av prosjektet skal det også gjennomføres en reforhandling av gjeldende driftsavtale med Visma, slik at denne inkluderer den nye arkivmodulen. IKOMM AS er oppdragsgiver for anskaffelsen og vil også ivareta drift og forvaltning av løsningen på vegne av Lillehammer kommune. Prosjektet vurderes som nødvendig for å: * Sikre etterlevelse av arkivloven og GDPR * Redusere risiko for feilbehandling av personopplysninger * Effektivisere dokumentflyt og gjenfinning * Styrke intern kontroll og rettssikkerhet Anskaffelsen er dermed både påkrevd og hensiktsmessig, og vurderes som et viktig tiltak for å oppfylle kommunens forpliktelser og forbedre tjenestekvaliteten.

buyer:

1 results

1. id:

   991335846

   name:

   IKOMM AS

locationId:

No results.

placeOfPerformance:

No results.

issueDate:

2025-05-09T05:07:50Z

deadline:

not reported by source

qualificationDeadline:

not reported by source

noticeType:

ANNOUNCEMENT_OF_INTENT

allTypes:

2 results

1. ANNOUNCEMENT_OF_INTENT
2. RESULT

allCpvCodes:

1 results

1. 48000000

directCpvCodes:

1 results

1. 48000000

parentCpvCodes:

No results.

noticeStatus:

not reported by source

allReceivedTenders:

not reported by source

preferredPublicationDateTed:

not reported by source

plannedDateTed:

not reported by source

competitionDocsUrl:

not reported by source

sentToTed:

yes

regulationUrl:

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-08-12-974?q=foa

core:

estimatedValue:

not reported by source

mainActivity:

gen-pub

awardedNames:

• Visma Enterprise AS

changeNotices:

not reported by source

limitedDataFlag:

no

publicationDate:

2025-05-13

tedId:

306799-2025

procurementTimeline:

1 results

1. id:

   2025-107314

   allType:

   2 results

   1. ANNOUNCEMENT_OF_INTENT
   2. RESULT

   publicationDate:

   2025-05-13

   selectedNotice:

   yes

procurementStrategicLabels:

No results.

lotsNumber:

1

doffin_url:

https://doffin.no/notices/2025-107314