{"source":"doffin","operation":"search_doffin","parameters":{"query":"Sak- og servicedesksystem","limit":25,"offset":0},"data":{"total_count":4,"hits":[{"id":"2025-111335","buyer":[{"id":"5d9815837e06d312ae791cd57eab3e83","organization_id":"929882385","name":"Vestfold fylkeskommune"}],"heading":"Sak- og servicedesksystem","description":"Vestfold fylkeskommune har behov for en ny avtale for et sak- og servicedesksystem med oppstart i august 2025.\nLeveransen skal leveres som en software as a service(SaaS).\n\nVi \u00f8nsker et nytt system i drift i september 2025, med en gradvis innfasing for de ulike sektorene i fylket.\nSystemet skal brukes av Digitale tjenester for \u00e5 underst\u00f8tte alle interne prosesser, ITIL-prosesser og henvendelser fra sluttbrukere. \n\nViktige prosesser og funksjoner som b\u00f8r dekkes av systemet (listen er ikke utt\u00f8mmende)\n\u2022 Incident prosessen (hendelser, feil, bestillinger av utstyr osv)\n\u2022 Problem prosessen\n\u2022 Change prosessen\n\u2022 Inventarstyring\n\u2022 H\u00e5ndtering av elev pc-er\n\nSystemet skal ogs\u00e5 st\u00f8tte \u00f8vrige sektorer i organisasjonen i deres saksbehandling, b\u00e5de ved intern saksbehandling og henvendelser fra fylkeskommunens innbyggere.\n\nIntegrasjoner med eksisterende systemer og/eller verkt\u00f8y som benyttes i dag, vil v\u00e6re en viktig faktor i anskaffelsen. S\u00e6rskilt innenfor:\n\u2022Integrasjon mot M365\n\u2022Microsoft Entra ID\n\u2022Microsoft Intune\n\u2022Microsoft Teams\n\u2022Microsoft Outllook\n\nTilbyder har en samarbeidsavtale med Telemark fylkes kommune. Gjennom denne gj\u00f8res det en del felles anskaffelser og vi drifter deler av IT infrastruktur i fellesskap. De to fylkene er to selvstendige juridiske enheter.\n\nVi \u00f8nsker at Telemark Fylkeskommune har en opsjon om \u00e5 tiltre avtalen og tegne en egen kontrakt med tilbyder, p\u00e5 samme betingelser som Vestfold fylkeskommune f\u00e5r gjennom avtalen.\nVedst\u00e5elsesfristen vil gjelde  begge fylkeskommunene, men oppstart av kontrakt og implementering hos Telemark fylkeskommune skal forskyves til etter at Vestfold fylkeskommune er implementert, med oppstart for Telemark senest januar 2026.","location_id":["NO093"],"estimatedValue":{"currencyCode":"NOK","amount":16000000.0},"type":"ANNOUNCEMENT_OF_CONCLUSION_OF_CONTRACT","allTypes":["ANNOUNCEMENT_OF_CONCLUSION_OF_CONTRACT","RESULT"],"status":null,"issueDate":"2025-07-30T12:32:25Z","deadline":"2027-07-08T00:00:00Z","sentToTed":true,"publicationDate":"2025-07-31","placeOfPerformance":["Vestfold"],"procurementStrategicLabels":[]},{"id":"2025-105912","buyer":[{"id":"5d9815837e06d312ae791cd57eab3e83","organization_id":"929882385","name":"Vestfold fylkeskommune"}],"heading":"Sak- og servicedesksystem","description":"Vestfold fylkeskommune har behov for en ny avtale for et sak- og servicedesksystem med oppstart i august 2025. Leveransen skal leveres som en software as a service(SaaS). Vi \u00f8nsker et nytt system i drift i september 2025, med en gradvis innfasing for de ulike sektorene i fylket. Systemet skal brukes av Digitale tjenester for \u00e5 underst\u00f8tte alle interne prosesser, ITIL- prosesser og henvendelser fra sluttbrukere. Viktige prosesser og funksjoner som b\u00f8r dekkes av systemet (listen er ikke utt\u00f8mmende) \u2022 Incident prosessen (hendelser, feil, bestillinger av utstyr osv) \u2022 Problem prosessen \u2022 Change prosessen \u2022 Inventarstyring \u2022 H\u00e5ndtering av elev pc-er Systemet skal ogs\u00e5 st\u00f8tte \u00f8vrige sektorer i organisasjonen i deres saksbehandling, b\u00e5de ved intern saksbehandling og henvendelser fra fylkeskommunens innbyggere. Integrasjoner med eksisterende systemer og/eller verkt\u00f8y som benyttes i dag, vil v\u00e6re en viktig faktor i anskaffelsen. S\u00e6rskilt innenfor: \u2022Integrasjon mot M365 \u2022Microsoft Entra ID \u2022Microsoft Intune \u2022Microsoft Teams \u2022Microsoft Outllook Tilbyder har en samarbeidsavtale med Telemark fylkes kommune. Gjennom denne gj\u00f8res det en del felles anskaffelser og vi drifter deler av IT infrastruktur i fellesskap. De to fylkene er to selvstendige juridiske enheter. Vi \u00f8nsker at Telemark Fylkeskommune har en opsjon om \u00e5 tiltre avtalen og tegne en egen kontrakt med tilbyder, p\u00e5 samme betingelser som Vestfold fylkeskommune f\u00e5r gjennom avtalen. Vedst\u00e5elsesfristen vil gjelde begge fylkeskommunene, men oppstart av kontrakt og implementering hos Telemark fylkeskommune skal forskyves til etter at Vestfold fylkeskommune er implementert, med oppstart for Telemark senest januar 2026. En n\u00e6rmere beskrivelse vil bli tilgjengeliggjort i tilbudsfasen i Bilag 1 - Kundens behovsbeskrivelse og kravspesifikasjon.","location_id":["NO094","NO093","NO091"],"estimatedValue":{"currencyCode":"NOK","amount":32000000.0},"type":"ANNOUNCEMENT_OF_COMPETITION","allTypes":["COMPETITION","ANNOUNCEMENT_OF_COMPETITION"],"status":"AWARDED","issueDate":"2025-04-11T13:01:48Z","deadline":"2025-04-30T10:00:58Z","sentToTed":true,"publicationDate":"2025-04-11","placeOfPerformance":["Vestfold og Telemark"],"procurementStrategicLabels":[]},{"id":"2025-101148","buyer":[{"id":"5d9815837e06d312ae791cd57eab3e83","organization_id":"929882385","name":"Vestfold fylkeskommune"}],"heading":"Saks- og servicedesksystem","description":"\n\nVestfold fylkeskommune (VFK) inviterer med dette til markedsdialog/leverand\u00f8rdialog. VFK \u00f8nsker \u00e5 innhente uforpliktende informasjon/innspill/erfaringer fra leverand\u00f8rmarkedet i forarbeidet med en forest\u00e5ende anskaffelse av saks- og servicedesksystem.  \n\nP\u00e5melding til markedsdialogen sendes innen 07.02.2025 til e-post Innkjop@vestfoldfylke.no \nI emnefeltet p\u00e5 e-posten oppgis \u00abp\u00e5melding til markedsdialog for saks- og servicesystem\u00bb. \n\nGjennomf\u00f8ringen vil v\u00e6re en-til-en samtale i MS Teams den 13. februar 2025 eller 25.februar 2025. Det oppfordres til aksept for opptak av m\u00f8tet. \n\nOm oss \nVestfold fylkeskommune best\u00e5r av omtrent 2400 ansatte som arbeider p\u00e5 tvers av ulike sektorer. \n\nVi har ansvaret for de 10 videreg\u00e5ende skolene i fylket, som betjener over 8000 elever og sysselsetter 1450 ansatte. I tillegg administrerer vi kollektivtrafikken, fylkesveiene og tannklinikker for fylkets 250\u202f000 innbyggere. \n\nV\u00e5r rolle omfatter ogs\u00e5 samfunnsutvikling, klima, n\u00e6ringsliv, samfunnsplanlegging, kultur og kulturarv. \n\nOm Digitale tjenester.\nDigitale tjenester gir digital st\u00f8tte til alle ansatte og elever ved videreg\u00e5ende skoler i Vestfold. Vi bestiller IT-utstyr og programvare, samt drifter og vedlikeholder fylkeskommunens IT-systemer og IT-infrastruktur p\u00e5 skyplattform Microsoft Azure og lokalt datasenter. \n\nDigitale tjenester har egne servicedesker ved Fylkeshuset i T\u00f8nsberg og alle videreg\u00e5ende skoler i fylket som leverer brukerst\u00f8tte.  \n \nI tillegg til Digitale tjenester benyttes saksbehandling/supportverkt\u00f8y av Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT). Sistnevnte bruker det til \u00e5 loggf\u00f8re og besvare mottatte henvendelser fra reisende. \n\nDagens situasjon.\nDigitale tjenester, Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT) benytter i dag Cherwell ITSM som saks- og servicedesksystem.  \n \nHenvendelser mottas i dag pr. telefon, e-post, digitalt skjema eller ved direkte kontakt med kundebehandler/IT-medarbeider. I de fleste tilfeller skal henvendelser registreres i Cherwell ITSM. Der blir henvendelsen behandlet, besvart eller sendt videre til andre niv\u00e5er, som 2. linje, en annen saksbehandler eller en ekspertgruppe (team). Dette inneb\u00e6rer ofte dialog med den som har sendt inn henvendelsen underveis i prosessen. I dag h\u00e5ndteres dialogen gjennom e-post, SMS eller direkte kontakt. \n \nDe viktigste prosessene for h\u00e5ndtering av henvendelser er: \n- Administrasjon av elev-pc -> Utlevering, inventarstyring, service, privatisering og utl\u00e5n \n- Administrasjon av ansatt pc -> Utlevering, Inventarstyring, service, privatisering/avhending \n- Bestillinger av utstyr \n- Oppf\u00f8lging av feil og mangler generelt \n- Brukerst\u00f8tte (selvhjelp, kunnskapsbase, veiledere og lignende)\u202f \n- Feil i rom (feil p\u00e5 lokasjonssted, eksempel videoutstyr i ett m\u00f8terom)\u202f \n- Generelle henvendelser innenfor ett gitt fagomr\u00e5de (eksempel henvendelser knyttet til bysykler, kollektivt, skoleskyss, eleveksamen, tilganger m.m.) \n \nI l\u00f8pet av \u00e5ret 2024 ble det registrert 33\u202f421 henvendelser hos Digitale tjenester, 10\u202f372 henvendelser hos VKT og 239 henvendelser hos VIS.  \n \nTilgang til dagens Cherwell ITSM fordelt p\u00e5 brukere: \n- Vestfold kollektivtrafikk (VKT) - 19stk. \n- Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) - 2 stk,\n- Digitale tjenester  - 92 stk\n- Sluttbruker (ansatte) - 2400 stk. (ansatte i Vestfold fylkeskommune) \n\nAlle ansatte har tilgang til Portal Customer. De f\u00e5r logget seg p\u00e5 selvhjelpsportalen i Cherwell og meldt inn/fulgt opp sakene sine \n\nBrukerreisen for henvendelser hos Digitale tjenester, VKT og VIS kan beskrives slik: \n \nBrukerreisen Digitale tjenester:\n1. Bruker tar kontakt; telefon, eller oppm\u00f8te, tekniker oppretter sak. Bruker sender epost eller bruker portal med skjema; sak opprettes automatisk. \n2. Saken havner i innboksen til den lokasjonen hvor bruker jobber. \n3. Tekniker plukker saken fra sin lokasjons innboks. \n4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen.\n5. Meldinger til bruker kan sendes ut fra l\u00f8sning via epost eller SMS. Epost tas imot, SMS kan ikke besvares. 4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen. \n6. Tekniker lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. \n\nBrukerreise Vestfold kollektivtrafikk (VKT):\n1. Bruker melder sin sak i kontaktskjema eller epost. \n2. Cherwell danner automatisk sak i en felles innboks. \n3. Kundebehandler l\u00f8ser saken og sender svar tilbake. \n\nBrukerreise Oppl\u00e6ring og Tannhelse (VIS):\n1. Bruker sender epost til v\u00e5r e-postadresse. \n2. Saken havner i mottatte saker i Cherwell. \n3. Saksbehandler plukker saken til seg selv, eller tildeler den til den andre. \n4. Kommunikasjonen rundt saken foreg\u00e5r i all hovedsak i Cherwell ved bruk av epost. Noen ganger avtales det m\u00f8te og saken avklares muntlig. I de tilfeller der vi som skoleeier melder sak til Visma Zendesk, avsluttes saken i Cherwell siden innmelder settes p\u00e5 kopi i Zendesk. \n5. Saksbehandler lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. \n\nForm\u00e5l med anskaffelsen:\nOrganisasjonen \u00f8nsker seg et verkt\u00f8y for \u00e5 f\u00f8lge opp saksbehandling og brukerhenvendelser, b\u00e5de internt og fra eksterne brukere. Vi \u00f8nsker \u00e5 anskaffe et system som kan dekke hele organisasjonen p\u00e5 sikt, med skreddersydde dashbord og skjema pr sektor. Digitale tjenester blir den st\u00f8rste brukeren og det er viktig av vi har en l\u00f8sning som st\u00f8tter ITIL prosesser p\u00e5 en god m\u00e5te.\n\nVi \u00f8nsker oss et verkt\u00f8y med n\u00f8dvendig fleksibilitet, hvor man b\u00e5de kan skjerme for innsyn i saker p\u00e5 tvers av sektorer og dele saker og oppgaver p\u00e5 tvers, n\u00e5r en sak krever det. Vi \u00f8nsker \u00e5 ta i bruk KI for \u00e5 gi en bedre og raskere brukeropplevelse gjennom automatisering og f.eks gjenbruk av data fra tidligere saker.\n","location_id":["NO094","NO093","NO091"],"estimatedValue":null,"type":"ADVISORY_NOTICE","allTypes":["PLANNING","ADVISORY_NOTICE"],"status":null,"issueDate":"2025-01-27T11:41:08Z","deadline":null,"sentToTed":false,"publicationDate":"2025-01-28","placeOfPerformance":["Vestfold og Telemark"],"procurementStrategicLabels":[]},{"id":"2026-117304","buyer":[{"id":"8fad0b4711ec539dd006b97e4e017474","organization_id":"929911709","name":"\u00c5lesund kommune"},{"id":"8b217da939eeab17a60fad9ecedf238c","organization_id":"921891687","name":"Fjord kommune"},{"id":"b4034655d371d015d270f81274348ea0","organization_id":"964980721","name":"Giske kommune"},{"id":"b77eda59af237589159ba3f83074ff09","organization_id":"829912252","name":"Haram kommune"},{"id":"32a75155b581fd9cc2bc096880d0b0d6","organization_id":"964980543","name":"Sula kommune"}],"heading":"Markedsdialog: servicedesksystem for eKommune Sunnm\u00f8re","description":"Bakgrunn og form\u00e5l\n\n\u00c5lesund kommune inviterer til markedsdialog i forbindelse med planlagt anskaffelse av nytt servicedesksystem for eKommune Sunnm\u00f8re. Per i dag benyttes Nilex, og denne eksisterende avtalen utl\u00f8per 22.03.2027.\n\neKommune Sunnm\u00f8re er et interkommunalt samarbeid best\u00e5ende av kommunene Fjord, Giske, Haram, Sula og \u00c5lesund, og kalles heretter oppdragsgiver. Oppdragsgiver \u00f8nsker en servicedeskl\u00f8sning som underst\u00f8tter helhetlig og effektiv IT-support i tr\u00e5d med sine behov og bruksomr\u00e5der.\n\nForm\u00e5let med dialogen er \u00e5 f\u00e5 innsikt i hvordan en slik l\u00f8sning kan forenkle arbeidshverdagen, b\u00e5de for ansatte i kommunene som bruker tjenestene, og for konsulentene som behandler og f\u00f8lger opp sakene. Dialogen er ment \u00e5 gi oppdragsgiver et bedre grunnlag for \u00e5 utforme en hensiktsmessig anskaffelse og avtale.\n\nPraktisk informasjon\n\nOppdragsgiver \u00f8nsker \u00e5 f\u00e5 belyst hvordan l\u00f8sningene brukes hos andre kunder med lignende behov. Derfor \u00f8nskes det fortrinnsvis dialog med leverand\u00f8rer som pr. i dag leverer, eller nylig har levert, lignende l\u00f8sning til offentlige kunder, herunder s\u00e6rlig interkommunale samarbeid.\n\nMarkedsdialogen gjennomf\u00f8res som en kombinasjon av en-til-en-m\u00f8ter og skriftlige svar p\u00e5 sp\u00f8rsm\u00e5l i systemet. Hver enkelt leverand\u00f8r kan kun melde seg p\u00e5 en gang, og delta i ett m\u00f8te og levere ett sett med skriftlige svar. Hvert m\u00f8te skal ha en varighet p\u00e5 maksimalt 45 minutter.\n\nI m\u00f8tene bes leverand\u00f8rene om \u00e5 gi en praktisk gjennomgang av mulighetene i deres l\u00f8sning, med konkrete eksempler og anbefalinger som viser hvordan det kan bidra til \u00e5 oppfylle oppdragsgivers behov. Som innledning bes det om en kort presentasjon av relevante kundeforhold, med s\u00e6rlig vekt p\u00e5 kunder som leverer IT-drift og brukerst\u00f8tte til flere kommuner.\n\nI sp\u00f8rsm\u00e5lsskjema i systemet bes leverand\u00f8rene om \u00e5 gi andre typer innspill, gjennom konkrete, skriftlige svar. Fristen for \u00e5 besvare de skriftlige sp\u00f8rsm\u00e5lene er den samme som fristen for \u00e5 melde seg p\u00e5 en-til-en-m\u00f8tene.\n\nDeltakelse i markedsdialogen er frivillig, og er ikke en forutsetning for \u00e5 kunne delta i en senere konkurranse.\n\nOppdragsgiver setter pris p\u00e5 \u00e5 f\u00e5 tilsendt presentasjonen i etterkant av m\u00f8tet. Det bes om at leverand\u00f8r i s\u00e5 fall kun sender presentasjonen som ble gjennomg\u00e5tt, uten ytterligere tilleggsdokumentasjon eller informasjonsmateriell.\n\nOm oppdragsgiver og dagens organisering\n\nOppdragsgiver leverer IT-drift og brukerst\u00f8tte til fem kommuner, og er organisert i tre grupper:\n\nBrukerst\u00f8tte, med konsulenter i f\u00f8rste- og andrelinje.\n\nInfrastruktur, med konsulenter i tredjelinje.\n\nServer- og applikasjonsdrift, med konsulenter i tredjelinje.\n\nOppdragsgiver arbeider etter ITIL-rammeverket og benytter i dag aktivt hendelsesh\u00e5ndtering (incident management) og endringsstyring (change management). Oppdragsgiver har en dispatcher-rolle som fordeler innkommende hendelsessaker, og et CAB-r\u00e5d som vurderer og fordeler bestillinger.\n\nOppdragsgiver \u00f8nsker \u00e5 videreutvikle arbeidet innenfor disse omr\u00e5dene, og i tillegg ta i bruk problemh\u00e5ndtering (problem management).\n\nDagens organisering og arbeidsm\u00e5ter er et utgangspunkt for gjennomgangen, men skal ikke begrense leverand\u00f8rens forslag til l\u00f8sning.","location_id":["NO0A3"],"estimatedValue":null,"type":"ADVISORY_NOTICE","allTypes":["PLANNING","ADVISORY_NOTICE"],"status":null,"issueDate":"2026-11-06T09:44:48Z","deadline":null,"sentToTed":false,"publicationDate":"2026-11-07","placeOfPerformance":["M\u00f8re og Romsdal"],"procurementStrategicLabels":[]}]},"entities":[{"type":"procurement","id":"2025-111335","namespace":"doffin:notice","canonical_id":"doffin:notice:2025-111335","name":"Sak- og servicedesksystem","description":"Vestfold fylkeskommune har behov for en ny avtale for et sak- og servicedesksystem med oppstart i august 2025.\nLeveransen skal leveres som en software as a service(SaaS).\n\nVi \u00f8nsker et nytt system i drift i september 2025, med en gradvis innfasing for de ulike sektorene i fylket.\nSystemet skal brukes av Digitale tjenester for \u00e5 underst\u00f8tte alle interne prosesser, ITIL-prosesser og henvendelser fra sluttbrukere. \n\nViktige prosesser og funksjoner som b\u00f8r dekkes av systemet (listen er ikke utt\u00f8mmende)\n\u2022 Incident prosessen (hendelser, feil, bestillinger av utstyr osv)\n\u2022 Problem prosessen\n\u2022 Change prosessen\n\u2022 Inventarstyring\n\u2022 H\u00e5ndtering av elev pc-er\n\nSystemet skal ogs\u00e5 st\u00f8tte \u00f8vrige sektorer i organisasjonen i deres saksbehandling, b\u00e5de ved intern saksbehandling og henvendelser fra fylkeskommunens innbyggere.\n\nIntegrasjoner med eksisterende systemer og/eller verkt\u00f8y som benyttes i dag, vil v\u00e6re en viktig faktor i anskaffelsen. S\u00e6rskilt innenfor:\n\u2022Integrasjon mot M365\n\u2022Microsoft Entra ID\n\u2022Microsoft Intune\n\u2022Microsoft Teams\n\u2022Microsoft Outllook\n\nTilbyder har en samarbeidsavtale med Telemark fylkes kommune. Gjennom denne gj\u00f8res det en del felles anskaffelser og vi drifter deler av IT infrastruktur i fellesskap. De to fylkene er to selvstendige juridiske enheter.\n\nVi \u00f8nsker at Telemark Fylkeskommune har en opsjon om \u00e5 tiltre avtalen og tegne en egen kontrakt med tilbyder, p\u00e5 samme betingelser som Vestfold fylkeskommune f\u00e5r gjennom avtalen.\nVedst\u00e5elsesfristen vil gjelde  begge fylkeskommunene, men oppstart av kontrakt og implementering hos Telemark fylkeskommune skal forskyves til etter at Vestfold fylkeskommune er implementert, med oppstart for Telemark senest januar 2026.","source":"doffin","attributes":{"status":null},"relationships":[{"type":"buyer","target":{"type":"organization","id":"929882385","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:929882385","name":"Vestfold fylkeskommune"}}],"_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/anskaffelse/2025-111335/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/anskaffelser/2025-111335"}},{"type":"organization","id":"929882385","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:929882385","name":"Vestfold fylkeskommune","description":"Buyer linked from the procurement notice.","source":"doffin","_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/selskap/929882385/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/selskaper/929882385"}},{"type":"procurement","id":"2025-105912","namespace":"doffin:notice","canonical_id":"doffin:notice:2025-105912","name":"Sak- og servicedesksystem","description":"Vestfold fylkeskommune har behov for en ny avtale for et sak- og servicedesksystem med oppstart i august 2025. Leveransen skal leveres som en software as a service(SaaS). Vi \u00f8nsker et nytt system i drift i september 2025, med en gradvis innfasing for de ulike sektorene i fylket. Systemet skal brukes av Digitale tjenester for \u00e5 underst\u00f8tte alle interne prosesser, ITIL- prosesser og henvendelser fra sluttbrukere. Viktige prosesser og funksjoner som b\u00f8r dekkes av systemet (listen er ikke utt\u00f8mmende) \u2022 Incident prosessen (hendelser, feil, bestillinger av utstyr osv) \u2022 Problem prosessen \u2022 Change prosessen \u2022 Inventarstyring \u2022 H\u00e5ndtering av elev pc-er Systemet skal ogs\u00e5 st\u00f8tte \u00f8vrige sektorer i organisasjonen i deres saksbehandling, b\u00e5de ved intern saksbehandling og henvendelser fra fylkeskommunens innbyggere. Integrasjoner med eksisterende systemer og/eller verkt\u00f8y som benyttes i dag, vil v\u00e6re en viktig faktor i anskaffelsen. S\u00e6rskilt innenfor: \u2022Integrasjon mot M365 \u2022Microsoft Entra ID \u2022Microsoft Intune \u2022Microsoft Teams \u2022Microsoft Outllook Tilbyder har en samarbeidsavtale med Telemark fylkes kommune. Gjennom denne gj\u00f8res det en del felles anskaffelser og vi drifter deler av IT infrastruktur i fellesskap. De to fylkene er to selvstendige juridiske enheter. Vi \u00f8nsker at Telemark Fylkeskommune har en opsjon om \u00e5 tiltre avtalen og tegne en egen kontrakt med tilbyder, p\u00e5 samme betingelser som Vestfold fylkeskommune f\u00e5r gjennom avtalen. Vedst\u00e5elsesfristen vil gjelde begge fylkeskommunene, men oppstart av kontrakt og implementering hos Telemark fylkeskommune skal forskyves til etter at Vestfold fylkeskommune er implementert, med oppstart for Telemark senest januar 2026. En n\u00e6rmere beskrivelse vil bli tilgjengeliggjort i tilbudsfasen i Bilag 1 - Kundens behovsbeskrivelse og kravspesifikasjon.","source":"doffin","attributes":{"status":"AWARDED"},"relationships":[{"type":"buyer","target":{"type":"organization","id":"929882385","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:929882385","name":"Vestfold fylkeskommune"}}],"_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/anskaffelse/2025-105912/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/anskaffelser/2025-105912"}},{"type":"procurement","id":"2025-101148","namespace":"doffin:notice","canonical_id":"doffin:notice:2025-101148","name":"Saks- og servicedesksystem","description":"\n\nVestfold fylkeskommune (VFK) inviterer med dette til markedsdialog/leverand\u00f8rdialog. VFK \u00f8nsker \u00e5 innhente uforpliktende informasjon/innspill/erfaringer fra leverand\u00f8rmarkedet i forarbeidet med en forest\u00e5ende anskaffelse av saks- og servicedesksystem.  \n\nP\u00e5melding til markedsdialogen sendes innen 07.02.2025 til e-post Innkjop@vestfoldfylke.no \nI emnefeltet p\u00e5 e-posten oppgis \u00abp\u00e5melding til markedsdialog for saks- og servicesystem\u00bb. \n\nGjennomf\u00f8ringen vil v\u00e6re en-til-en samtale i MS Teams den 13. februar 2025 eller 25.februar 2025. Det oppfordres til aksept for opptak av m\u00f8tet. \n\nOm oss \nVestfold fylkeskommune best\u00e5r av omtrent 2400 ansatte som arbeider p\u00e5 tvers av ulike sektorer. \n\nVi har ansvaret for de 10 videreg\u00e5ende skolene i fylket, som betjener over 8000 elever og sysselsetter 1450 ansatte. I tillegg administrerer vi kollektivtrafikken, fylkesveiene og tannklinikker for fylkets 250\u202f000 innbyggere. \n\nV\u00e5r rolle omfatter ogs\u00e5 samfunnsutvikling, klima, n\u00e6ringsliv, samfunnsplanlegging, kultur og kulturarv. \n\nOm Digitale tjenester.\nDigitale tjenester gir digital st\u00f8tte til alle ansatte og elever ved videreg\u00e5ende skoler i Vestfold. Vi bestiller IT-utstyr og programvare, samt drifter og vedlikeholder fylkeskommunens IT-systemer og IT-infrastruktur p\u00e5 skyplattform Microsoft Azure og lokalt datasenter. \n\nDigitale tjenester har egne servicedesker ved Fylkeshuset i T\u00f8nsberg og alle videreg\u00e5ende skoler i fylket som leverer brukerst\u00f8tte.  \n \nI tillegg til Digitale tjenester benyttes saksbehandling/supportverkt\u00f8y av Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT). Sistnevnte bruker det til \u00e5 loggf\u00f8re og besvare mottatte henvendelser fra reisende. \n\nDagens situasjon.\nDigitale tjenester, Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT) benytter i dag Cherwell ITSM som saks- og servicedesksystem.  \n \nHenvendelser mottas i dag pr. telefon, e-post, digitalt skjema eller ved direkte kontakt med kundebehandler/IT-medarbeider. I de fleste tilfeller skal henvendelser registreres i Cherwell ITSM. Der blir henvendelsen behandlet, besvart eller sendt videre til andre niv\u00e5er, som 2. linje, en annen saksbehandler eller en ekspertgruppe (team). Dette inneb\u00e6rer ofte dialog med den som har sendt inn henvendelsen underveis i prosessen. I dag h\u00e5ndteres dialogen gjennom e-post, SMS eller direkte kontakt. \n \nDe viktigste prosessene for h\u00e5ndtering av henvendelser er: \n- Administrasjon av elev-pc -> Utlevering, inventarstyring, service, privatisering og utl\u00e5n \n- Administrasjon av ansatt pc -> Utlevering, Inventarstyring, service, privatisering/avhending \n- Bestillinger av utstyr \n- Oppf\u00f8lging av feil og mangler generelt \n- Brukerst\u00f8tte (selvhjelp, kunnskapsbase, veiledere og lignende)\u202f \n- Feil i rom (feil p\u00e5 lokasjonssted, eksempel videoutstyr i ett m\u00f8terom)\u202f \n- Generelle henvendelser innenfor ett gitt fagomr\u00e5de (eksempel henvendelser knyttet til bysykler, kollektivt, skoleskyss, eleveksamen, tilganger m.m.) \n \nI l\u00f8pet av \u00e5ret 2024 ble det registrert 33\u202f421 henvendelser hos Digitale tjenester, 10\u202f372 henvendelser hos VKT og 239 henvendelser hos VIS.  \n \nTilgang til dagens Cherwell ITSM fordelt p\u00e5 brukere: \n- Vestfold kollektivtrafikk (VKT) - 19stk. \n- Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) - 2 stk,\n- Digitale tjenester  - 92 stk\n- Sluttbruker (ansatte) - 2400 stk. (ansatte i Vestfold fylkeskommune) \n\nAlle ansatte har tilgang til Portal Customer. De f\u00e5r logget seg p\u00e5 selvhjelpsportalen i Cherwell og meldt inn/fulgt opp sakene sine \n\nBrukerreisen for henvendelser hos Digitale tjenester, VKT og VIS kan beskrives slik: \n \nBrukerreisen Digitale tjenester:\n1. Bruker tar kontakt; telefon, eller oppm\u00f8te, tekniker oppretter sak. Bruker sender epost eller bruker portal med skjema; sak opprettes automatisk. \n2. Saken havner i innboksen til den lokasjonen hvor bruker jobber. \n3. Tekniker plukker saken fra sin lokasjons innboks. \n4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen.\n5. Meldinger til bruker kan sendes ut fra l\u00f8sning via epost eller SMS. Epost tas imot, SMS kan ikke besvares. 4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen. \n6. Tekniker lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. \n\nBrukerreise Vestfold kollektivtrafikk (VKT):\n1. Bruker melder sin sak i kontaktskjema eller epost. \n2. Cherwell danner automatisk sak i en felles innboks. \n3. Kundebehandler l\u00f8ser saken og sender svar tilbake. \n\nBrukerreise Oppl\u00e6ring og Tannhelse (VIS):\n1. Bruker sender epost til v\u00e5r e-postadresse. \n2. Saken havner i mottatte saker i Cherwell. \n3. Saksbehandler plukker saken til seg selv, eller tildeler den til den andre. \n4. Kommunikasjonen rundt saken foreg\u00e5r i all hovedsak i Cherwell ved bruk av epost. Noen ganger avtales det m\u00f8te og saken avklares muntlig. I de tilfeller der vi som skoleeier melder sak til Visma Zendesk, avsluttes saken i Cherwell siden innmelder settes p\u00e5 kopi i Zendesk. \n5. Saksbehandler lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. \n\nForm\u00e5l med anskaffelsen:\nOrganisasjonen \u00f8nsker seg et verkt\u00f8y for \u00e5 f\u00f8lge opp saksbehandling og brukerhenvendelser, b\u00e5de internt og fra eksterne brukere. Vi \u00f8nsker \u00e5 anskaffe et system som kan dekke hele organisasjonen p\u00e5 sikt, med skreddersydde dashbord og skjema pr sektor. Digitale tjenester blir den st\u00f8rste brukeren og det er viktig av vi har en l\u00f8sning som st\u00f8tter ITIL prosesser p\u00e5 en god m\u00e5te.\n\nVi \u00f8nsker oss et verkt\u00f8y med n\u00f8dvendig fleksibilitet, hvor man b\u00e5de kan skjerme for innsyn i saker p\u00e5 tvers av sektorer og dele saker og oppgaver p\u00e5 tvers, n\u00e5r en sak krever det. Vi \u00f8nsker \u00e5 ta i bruk KI for \u00e5 gi en bedre og raskere brukeropplevelse gjennom automatisering og f.eks gjenbruk av data fra tidligere saker.\n","source":"doffin","attributes":{"status":null},"relationships":[{"type":"buyer","target":{"type":"organization","id":"929882385","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:929882385","name":"Vestfold fylkeskommune"}}],"_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/anskaffelse/2025-101148/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/anskaffelser/2025-101148"}},{"type":"procurement","id":"2026-117304","namespace":"doffin:notice","canonical_id":"doffin:notice:2026-117304","name":"Markedsdialog: servicedesksystem for eKommune Sunnm\u00f8re","description":"Bakgrunn og form\u00e5l\n\n\u00c5lesund kommune inviterer til markedsdialog i forbindelse med planlagt anskaffelse av nytt servicedesksystem for eKommune Sunnm\u00f8re. Per i dag benyttes Nilex, og denne eksisterende avtalen utl\u00f8per 22.03.2027.\n\neKommune Sunnm\u00f8re er et interkommunalt samarbeid best\u00e5ende av kommunene Fjord, Giske, Haram, Sula og \u00c5lesund, og kalles heretter oppdragsgiver. Oppdragsgiver \u00f8nsker en servicedeskl\u00f8sning som underst\u00f8tter helhetlig og effektiv IT-support i tr\u00e5d med sine behov og bruksomr\u00e5der.\n\nForm\u00e5let med dialogen er \u00e5 f\u00e5 innsikt i hvordan en slik l\u00f8sning kan forenkle arbeidshverdagen, b\u00e5de for ansatte i kommunene som bruker tjenestene, og for konsulentene som behandler og f\u00f8lger opp sakene. Dialogen er ment \u00e5 gi oppdragsgiver et bedre grunnlag for \u00e5 utforme en hensiktsmessig anskaffelse og avtale.\n\nPraktisk informasjon\n\nOppdragsgiver \u00f8nsker \u00e5 f\u00e5 belyst hvordan l\u00f8sningene brukes hos andre kunder med lignende behov. Derfor \u00f8nskes det fortrinnsvis dialog med leverand\u00f8rer som pr. i dag leverer, eller nylig har levert, lignende l\u00f8sning til offentlige kunder, herunder s\u00e6rlig interkommunale samarbeid.\n\nMarkedsdialogen gjennomf\u00f8res som en kombinasjon av en-til-en-m\u00f8ter og skriftlige svar p\u00e5 sp\u00f8rsm\u00e5l i systemet. Hver enkelt leverand\u00f8r kan kun melde seg p\u00e5 en gang, og delta i ett m\u00f8te og levere ett sett med skriftlige svar. Hvert m\u00f8te skal ha en varighet p\u00e5 maksimalt 45 minutter.\n\nI m\u00f8tene bes leverand\u00f8rene om \u00e5 gi en praktisk gjennomgang av mulighetene i deres l\u00f8sning, med konkrete eksempler og anbefalinger som viser hvordan det kan bidra til \u00e5 oppfylle oppdragsgivers behov. Som innledning bes det om en kort presentasjon av relevante kundeforhold, med s\u00e6rlig vekt p\u00e5 kunder som leverer IT-drift og brukerst\u00f8tte til flere kommuner.\n\nI sp\u00f8rsm\u00e5lsskjema i systemet bes leverand\u00f8rene om \u00e5 gi andre typer innspill, gjennom konkrete, skriftlige svar. Fristen for \u00e5 besvare de skriftlige sp\u00f8rsm\u00e5lene er den samme som fristen for \u00e5 melde seg p\u00e5 en-til-en-m\u00f8tene.\n\nDeltakelse i markedsdialogen er frivillig, og er ikke en forutsetning for \u00e5 kunne delta i en senere konkurranse.\n\nOppdragsgiver setter pris p\u00e5 \u00e5 f\u00e5 tilsendt presentasjonen i etterkant av m\u00f8tet. Det bes om at leverand\u00f8r i s\u00e5 fall kun sender presentasjonen som ble gjennomg\u00e5tt, uten ytterligere tilleggsdokumentasjon eller informasjonsmateriell.\n\nOm oppdragsgiver og dagens organisering\n\nOppdragsgiver leverer IT-drift og brukerst\u00f8tte til fem kommuner, og er organisert i tre grupper:\n\nBrukerst\u00f8tte, med konsulenter i f\u00f8rste- og andrelinje.\n\nInfrastruktur, med konsulenter i tredjelinje.\n\nServer- og applikasjonsdrift, med konsulenter i tredjelinje.\n\nOppdragsgiver arbeider etter ITIL-rammeverket og benytter i dag aktivt hendelsesh\u00e5ndtering (incident management) og endringsstyring (change management). Oppdragsgiver har en dispatcher-rolle som fordeler innkommende hendelsessaker, og et CAB-r\u00e5d som vurderer og fordeler bestillinger.\n\nOppdragsgiver \u00f8nsker \u00e5 videreutvikle arbeidet innenfor disse omr\u00e5dene, og i tillegg ta i bruk problemh\u00e5ndtering (problem management).\n\nDagens organisering og arbeidsm\u00e5ter er et utgangspunkt for gjennomgangen, men skal ikke begrense leverand\u00f8rens forslag til l\u00f8sning.","source":"doffin","attributes":{"status":null},"relationships":[{"type":"buyer","target":{"type":"organization","id":"929911709","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:929911709","name":"\u00c5lesund kommune"}},{"type":"buyer","target":{"type":"organization","id":"921891687","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:921891687","name":"Fjord kommune"}},{"type":"buyer","target":{"type":"organization","id":"964980721","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:964980721","name":"Giske kommune"}},{"type":"buyer","target":{"type":"organization","id":"829912252","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:829912252","name":"Haram kommune"}},{"type":"buyer","target":{"type":"organization","id":"964980543","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:964980543","name":"Sula kommune"}}],"_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/anskaffelse/2026-117304/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/anskaffelser/2026-117304"}},{"type":"organization","id":"929911709","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:929911709","name":"\u00c5lesund kommune","description":"Buyer linked from the procurement notice.","source":"doffin","_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/selskap/929911709/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/selskaper/929911709"}},{"type":"organization","id":"921891687","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:921891687","name":"Fjord kommune","description":"Buyer linked from the procurement notice.","source":"doffin","_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/selskap/921891687/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/selskaper/921891687"}},{"type":"organization","id":"964980721","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:964980721","name":"Giske kommune","description":"Buyer linked from the procurement notice.","source":"doffin","_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/selskap/964980721/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/selskaper/964980721"}},{"type":"organization","id":"829912252","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:829912252","name":"Haram kommune","description":"Buyer linked from the procurement notice.","source":"doffin","_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/selskap/829912252/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/selskaper/829912252"}},{"type":"organization","id":"964980543","namespace":"no:orgnr","canonical_id":"no:orgnr:964980543","name":"Sula kommune","description":"Buyer linked from the procurement notice.","source":"doffin","_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/selskap/964980543/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/selskaper/964980543"}}],"_meta":{"retrieved_at":"2026-11-12T07:31:23Z","language":"en","content_languages":["en"],"sources":[{"id":"doffin","name":"Doffin and TED","description":"Search Norwegian and European public procurement, notices and CPV codes.","publisher":"Direktoratet for forvaltning og \u00f8konomistyring (DF\u00d8)","license":"https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/","cache_ttl_seconds":60}],"cache":{"hit":false,"stored_at":"2026-11-12T07:31:23Z","expires_at":"2026-11-12T07:32:23Z","ttl_seconds":60,"remaining_ttl_seconds":60,"age_seconds":0,"scope":"process"},"result_count":4,"requested_limit":25,"possibly_truncated":false,"pagination":{"limit":25,"offset":0,"returned":4,"has_more_results":false,"next_offset":null,"total_available":4},"total_available":4,"response_size_ceiling_bytes":65536,"response_size_ceiling_enforced":true,"truncated":false},"_provenance":{"data":{"source":"doffin","source_api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/kilder/doffin"},"entities":{"source":"doffin","source_api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/kilder/doffin","derived_from":"#/data","description":"Normalized projection of data."}},"_links":{"self":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/kilder/doffin/search_doffin?offset=0&query=Sak-+og+servicedesksystem","source":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/kilder/doffin","wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/kilder/doffin/search_doffin/?query=Sak-+og+servicedesksystem&limit=25&offset=0","feedback":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/feedback"},"output_fields":["total_count","hits","hits[].id","hits[].heading","hits[].description","hits[].buyer","hits[].buyer[].id","hits[].buyer[].organization_id","hits[].buyer[].name","hits[].type","hits[].allTypes","hits[].status","hits[].issueDate","hits[].deadline","hits[].publicationDate","hits[].sentToTed","hits[].estimatedValue","hits[].estimatedValue.currencyCode","hits[].estimatedValue.amount","hits[].location_id","hits[].placeOfPerformance","hits[].possible_placeholder","note","hits[].procurementStrategicLabels"],"output_fields_truncated":false,"canonical_field_aliases":{"identifier":["hits[].id","hits[].buyer[].id"],"name":["hits[].heading","hits[].buyer[].name"]}}