{"source":"doffin","operation":"get_notice","parameters":{"notice_id":"2025-101148","include_form_details":true,"limit":25,"offset":0},"data":{"id":"2025-101148","eFormId":"b4ffbb0a-240d-4f43-b1eb-2aec82c8455c","procedureId":null,"heading":"Saks- og servicedesksystem","description":"\n\nVestfold fylkeskommune (VFK) inviterer med dette til markedsdialog/leverand\u00f8rdialog. VFK \u00f8nsker \u00e5 innhente uforpliktende informasjon/innspill/erfaringer fra leverand\u00f8rmarkedet i forarbeidet med en forest\u00e5ende anskaffelse av saks- og servicedesksystem.  \n\nP\u00e5melding til markedsdialogen sendes innen 07.02.2025 til e-post Innkjop@vestfoldfylke.no \nI emnefeltet p\u00e5 e-posten oppgis \u00abp\u00e5melding til markedsdialog for saks- og servicesystem\u00bb. \n\nGjennomf\u00f8ringen vil v\u00e6re en-til-en samtale i MS Teams den 13. februar 2025 eller 25.februar 2025. Det oppfordres til aksept for opptak av m\u00f8tet. \n\nOm oss \nVestfold fylkeskommune best\u00e5r av omtrent 2400 ansatte som arbeider p\u00e5 tvers av ulike sektorer. \n\nVi har ansvaret for de 10 videreg\u00e5ende skolene i fylket, som betjener over 8000 elever og sysselsetter 1450 ansatte. I tillegg administrerer vi kollektivtrafikken, fylkesveiene og tannklinikker for fylkets 250\u202f000 innbyggere. \n\nV\u00e5r rolle omfatter ogs\u00e5 samfunnsutvikling, klima, n\u00e6ringsliv, samfunnsplanlegging, kultur og kulturarv. \n\nOm Digitale tjenester.\nDigitale tjenester gir digital st\u00f8tte til alle ansatte og elever ved videreg\u00e5ende skoler i Vestfold. Vi bestiller IT-utstyr og programvare, samt drifter og vedlikeholder fylkeskommunens IT-systemer og IT-infrastruktur p\u00e5 skyplattform Microsoft Azure og lokalt datasenter. \n\nDigitale tjenester har egne servicedesker ved Fylkeshuset i T\u00f8nsberg og alle videreg\u00e5ende skoler i fylket som leverer brukerst\u00f8tte.  \n \nI tillegg til Digitale tjenester benyttes saksbehandling/supportverkt\u00f8y av Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT). Sistnevnte bruker det til \u00e5 loggf\u00f8re og besvare mottatte henvendelser fra reisende. \n\nDagens situasjon.\nDigitale tjenester, Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT) benytter i dag Cherwell ITSM som saks- og servicedesksystem.  \n \nHenvendelser mottas i dag pr. telefon, e-post, digitalt skjema eller ved direkte kontakt med kundebehandler/IT-medarbeider. I de fleste tilfeller skal henvendelser registreres i Cherwell ITSM. Der blir henvendelsen behandlet, besvart eller sendt videre til andre niv\u00e5er, som 2. linje, en annen saksbehandler eller en ekspertgruppe (team). Dette inneb\u00e6rer ofte dialog med den som har sendt inn henvendelsen underveis i prosessen. I dag h\u00e5ndteres dialogen gjennom e-post, SMS eller direkte kontakt. \n \nDe viktigste prosessene for h\u00e5ndtering av henvendelser er: \n- Administrasjon av elev-pc -> Utlevering, inventarstyring, service, privatisering og utl\u00e5n \n- Administrasjon av ansatt pc -> Utlevering, Inventarstyring, service, privatisering/avhending \n- Bestillinger av utstyr \n- Oppf\u00f8lging av feil og mangler generelt \n- Brukerst\u00f8tte (selvhjelp, kunnskapsbase, veiledere og lignende)\u202f \n- Feil i rom (feil p\u00e5 lokasjonssted, eksempel videoutstyr i ett m\u00f8terom)\u202f \n- Generelle henvendelser innenfor ett gitt fagomr\u00e5de (eksempel henvendelser knyttet til bysykler, kollektivt, skoleskyss, eleveksamen, tilganger m.m.) \n \nI l\u00f8pet av \u00e5ret 2024 ble det registrert 33\u202f421 henvendelser hos Digitale tjenester, 10\u202f372 henvendelser hos VKT og 239 henvendelser hos VIS.  \n \nTilgang til dagens Cherwell ITSM fordelt p\u00e5 brukere: \n- Vestfold kollektivtrafikk (VKT) - 19stk. \n- Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) - 2 stk,\n- Digitale tjenester  - 92 stk\n- Sluttbruker (ansatte) - 2400 stk. (ansatte i Vestfold fylkeskommune) \n\nAlle ansatte har tilgang til Portal Customer. De f\u00e5r logget seg p\u00e5 selvhjelpsportalen i Cherwell og meldt inn/fulgt opp sakene sine \n\nBrukerreisen for henvendelser hos Digitale tjenester, VKT og VIS kan beskrives slik: \n \nBrukerreisen Digitale tjenester:\n1. Bruker tar kontakt; telefon, eller oppm\u00f8te, tekniker oppretter sak. Bruker sender epost eller bruker portal med skjema; sak opprettes automatisk. \n2. Saken havner i innboksen til den lokasjonen hvor bruker jobber. \n3. Tekniker plukker saken fra sin lokasjons innboks. \n4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen.\n5. Meldinger til bruker kan sendes ut fra l\u00f8sning via epost eller SMS. Epost tas imot, SMS kan ikke besvares. 4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen. \n6. Tekniker lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. \n\nBrukerreise Vestfold kollektivtrafikk (VKT):\n1. Bruker melder sin sak i kontaktskjema eller epost. \n2. Cherwell danner automatisk sak i en felles innboks. \n3. Kundebehandler l\u00f8ser saken og sender svar tilbake. \n\nBrukerreise Oppl\u00e6ring og Tannhelse (VIS):\n1. Bruker sender epost til v\u00e5r e-postadresse. \n2. Saken havner i mottatte saker i Cherwell. \n3. Saksbehandler plukker saken til seg selv, eller tildeler den til den andre. \n4. Kommunikasjonen rundt saken foreg\u00e5r i all hovedsak i Cherwell ved bruk av epost. Noen ganger avtales det m\u00f8te og saken avklares muntlig. I de tilfeller der vi som skoleeier melder sak til Visma Zendesk, avsluttes saken i Cherwell siden innmelder settes p\u00e5 kopi i Zendesk. \n5. Saksbehandler lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. \n\nForm\u00e5l med anskaffelsen:\nOrganisasjonen \u00f8nsker seg et verkt\u00f8y for \u00e5 f\u00f8lge opp saksbehandling og brukerhenvendelser, b\u00e5de internt og fra eksterne brukere. Vi \u00f8nsker \u00e5 anskaffe et system som kan dekke hele organisasjonen p\u00e5 sikt, med skreddersydde dashbord og skjema pr sektor. Digitale tjenester blir den st\u00f8rste brukeren og det er viktig av vi har en l\u00f8sning som st\u00f8tter ITIL prosesser p\u00e5 en god m\u00e5te.\n\nVi \u00f8nsker oss et verkt\u00f8y med n\u00f8dvendig fleksibilitet, hvor man b\u00e5de kan skjerme for innsyn i saker p\u00e5 tvers av sektorer og dele saker og oppgaver p\u00e5 tvers, n\u00e5r en sak krever det. Vi \u00f8nsker \u00e5 ta i bruk KI for \u00e5 gi en bedre og raskere brukeropplevelse gjennom automatisering og f.eks gjenbruk av data fra tidligere saker.\n","buyer":[{"id":"929882385","name":"Vestfold fylkeskommune"}],"location_id":["NO091","NO093","NO094"],"placeOfPerformance":["Vestfold og Telemark"],"issueDate":"2025-01-27T11:41:08Z","deadline":null,"qualificationDeadline":null,"noticeType":"ADVISORY_NOTICE","allTypes":["ADVISORY_NOTICE","PLANNING"],"allCpvCodes":["72590000","48500000","48510000","48511000","72500000","72000000","48000000"],"directCpvCodes":["72590000","48500000","48510000","48511000","72500000"],"parentCpvCodes":["72000000","48000000"],"noticeStatus":null,"allReceivedTenders":null,"preferredPublicationDateTed":null,"plannedDateTed":"2025-04-11","competitionDocsUrl":"https://tendsign.com/doc.aspx?MeFormsNoticeId=43773","sentToTed":false,"regulationUrl":"https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-08-12-974?q=foa","core":{"estimatedValue":null,"mainActivity":"gen-pub"},"eform":[{"title":"block01","sectionId":"1","label":"Kj\u00f8per","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block0101","sectionId":"1.1","label":"Kj\u00f8per","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block010101","sectionId":null,"label":"Offisielt navn","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold fylkeskommune","sections":null},{"title":"block010102","sectionId":null,"label":"Juridisk type kj\u00f8per","useLabelAsValue":false,"value":"Fylkeskommunal myndighet","sections":null},{"title":"block010103","sectionId":null,"label":"Oppdragsgivers virksomhet","useLabelAsValue":false,"value":"Alminnelig offentlig tjenesteyting","sections":null}]}]},{"title":"block02","sectionId":"2","label":"Prosedyre","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block0201","sectionId":"2.1","label":"Prosedyre","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block020101","sectionId":null,"label":"Tittel","useLabelAsValue":false,"value":"Saks- og servicedesksystem","sections":null},{"title":"block020102","sectionId":null,"label":"Beskrivelse: __________","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold fylkeskommune (VFK) inviterer med dette til markedsdialog/leverand\u00f8rdialog. VFK \u00f8nsker \u00e5 innhente uforpliktende informasjon/innspill/erfaringer fra leverand\u00f8rmarkedet i forarbeidet med en forest\u00e5ende anskaffelse av saks- og servicedesksystem. P\u00e5melding til markedsdialogen sendes innen 07.02.2025 til e-post Innkjop@vestfoldfylke.no I emnefeltet p\u00e5 e-posten oppgis \u00abp\u00e5melding til markedsdialog for saks- og servicesystem\u00bb. Gjennomf\u00f8ringen vil v\u00e6re en-til-en samtale i MS Teams den 13. februar 2025 eller 25.februar 2025. Det oppfordres til aksept for opptak av m\u00f8tet. Om oss Vestfold fylkeskommune best\u00e5r av omtrent 2400 ansatte som arbeider p\u00e5 tvers av ulike sektorer. Vi har ansvaret for de 10 videreg\u00e5ende skolene i fylket, som betjener over 8000 elever og sysselsetter 1450 ansatte. I tillegg administrerer vi kollektivtrafikken, fylkesveiene og tannklinikker for fylkets 250\u202f000 innbyggere. V\u00e5r rolle omfatter ogs\u00e5 samfunnsutvikling, klima, n\u00e6ringsliv, samfunnsplanlegging, kultur og kulturarv. Om Digitale tjenester. Digitale tjenester gir digital st\u00f8tte til alle ansatte og elever ved videreg\u00e5ende skoler i Vestfold. Vi bestiller IT-utstyr og programvare, samt drifter og vedlikeholder fylkeskommunens IT-systemer og IT-infrastruktur p\u00e5 skyplattform Microsoft Azure og lokalt datasenter. Digitale tjenester har egne servicedesker ved Fylkeshuset i T\u00f8nsberg og alle videreg\u00e5ende skoler i fylket som leverer brukerst\u00f8tte. I tillegg til Digitale tjenester benyttes saksbehandling/supportverkt\u00f8y av Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT). Sistnevnte bruker det til \u00e5 loggf\u00f8re og besvare mottatte henvendelser fra reisende. Dagens situasjon. Digitale tjenester, Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT) benytter i dag Cherwell ITSM som saks- og servicedesksystem. Henvendelser mottas i dag pr. telefon, e-post, digitalt skjema eller ved direkte kontakt med kundebehandler/IT-medarbeider. I de fleste tilfeller skal henvendelser registreres i Cherwell ITSM. Der blir henvendelsen behandlet, besvart eller sendt videre til andre niv\u00e5er, som 2. linje, en annen saksbehandler eller en ekspertgruppe (team). Dette inneb\u00e6rer ofte dialog med den som har sendt inn henvendelsen underveis i prosessen. I dag h\u00e5ndteres dialogen gjennom e-post, SMS eller direkte kontakt. De viktigste prosessene for h\u00e5ndtering av henvendelser er: - Administrasjon av elev-pc -> Utlevering, inventarstyring, service, privatisering og utl\u00e5n - Administrasjon av ansatt pc -> Utlevering, Inventarstyring, service, privatisering/avhending - Bestillinger av utstyr - Oppf\u00f8lging av feil og mangler generelt - Brukerst\u00f8tte (selvhjelp, kunnskapsbase, veiledere og lignende)\u202f - Feil i rom (feil p\u00e5 lokasjonssted, eksempel videoutstyr i ett m\u00f8terom)\u202f - Generelle henvendelser innenfor ett gitt fagomr\u00e5de (eksempel henvendelser knyttet til bysykler, kollektivt, skoleskyss, eleveksamen, tilganger m.m.) I l\u00f8pet av \u00e5ret 2024 ble det registrert 33\u202f421 henvendelser hos Digitale tjenester, 10\u202f372 henvendelser hos VKT og 239 henvendelser hos VIS. Tilgang til dagens Cherwell ITSM fordelt p\u00e5 brukere: - Vestfold kollektivtrafikk (VKT) - 19stk. - Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) - 2 stk, - Digitale tjenester - 92 stk - Sluttbruker (ansatte) - 2400 stk. (ansatte i Vestfold fylkeskommune) Alle ansatte har tilgang til Portal Customer. De f\u00e5r logget seg p\u00e5 selvhjelpsportalen i Cherwell og meldt inn/fulgt opp sakene sine Brukerreisen for henvendelser hos Digitale tjenester, VKT og VIS kan beskrives slik: Brukerreisen Digitale tjenester: 1. Bruker tar kontakt; telefon, eller oppm\u00f8te, tekniker oppretter sak. Bruker sender epost eller bruker portal med skjema; sak opprettes automatisk. 2. Saken havner i innboksen til den lokasjonen hvor bruker jobber. 3. Tekniker plukker saken fra sin lokasjons innboks. 4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen. 5. Meldinger til bruker kan sendes ut fra l\u00f8sning via epost eller SMS. Epost tas imot, SMS kan ikke besvares. 4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen. 6. Tekniker lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. Brukerreise Vestfold kollektivtrafikk (VKT): 1. Bruker melder sin sak i kontaktskjema eller epost. 2. Cherwell danner automatisk sak i en felles innboks. 3. Kundebehandler l\u00f8ser saken og sender svar tilbake. Brukerreise Oppl\u00e6ring og Tannhelse (VIS): 1. Bruker sender epost til v\u00e5r e-postadresse. 2. Saken havner i mottatte saker i Cherwell. 3. Saksbehandler plukker saken til seg selv, eller tildeler den til den andre. 4. Kommunikasjonen rundt saken foreg\u00e5r i all hovedsak i Cherwell ved bruk av epost. Noen ganger avtales det m\u00f8te og saken avklares muntlig. I de tilfeller der vi som skoleeier melder sak til Visma Zendesk, avsluttes saken i Cherwell siden innmelder settes p\u00e5 kopi i Zendesk. 5. Saksbehandler lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. Form\u00e5l med anskaffelsen: Organisasjonen \u00f8nsker seg et verkt\u00f8y for \u00e5 f\u00f8lge opp saksbehandling og brukerhenvendelser, b\u00e5de internt og fra eksterne brukere. Vi \u00f8nsker \u00e5 anskaffe et system som kan dekke hele organisasjonen p\u00e5 sikt, med skreddersydde dashbord og skjema pr sektor. Digitale tjenester blir den st\u00f8rste brukeren og det er viktig av vi har en l\u00f8sning som st\u00f8tter ITIL prosesser p\u00e5 en god m\u00e5te. Vi \u00f8nsker oss et verkt\u00f8y med n\u00f8dvendig fleksibilitet, hvor man b\u00e5de kan skjerme for innsyn i saker p\u00e5 tvers av sektorer og dele saker og oppgaver p\u00e5 tvers, n\u00e5r en sak krever det. Vi \u00f8nsker \u00e5 ta i bruk KI for \u00e5 gi en bedre og raskere brukeropplevelse gjennom automatisering og f.eks gjenbruk av data fra tidligere saker.","sections":null},{"title":"block020103","sectionId":null,"label":"Intern identifikator","useLabelAsValue":false,"value":"Anskaffelse-2025-15","sections":null},{"title":"block020104","sectionId":"2.1.1","label":"Hensikt","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block02010401","sectionId":null,"label":"Kontraktens art","useLabelAsValue":false,"value":"Tjenester","sections":null},{"title":"block02010403","sectionId":null,"label":"Hoved klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Profesjonell servicevirksomhet i forbindelse med edb","sections":null},{"title":"block02010405","sectionId":null,"label":"Ytterligere klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Kommunikasjons- og multimediaprogramvare","sections":null},{"title":"block02010405","sectionId":null,"label":"Ytterligere klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Kommunikasjonsprogramvare","sections":null},{"title":"block02010405","sectionId":null,"label":"Ytterligere klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Programvare for desktopkommunikasjon","sections":null},{"title":"block02010405","sectionId":null,"label":"Ytterligere klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Datamaskinrelaterte tjenester","sections":null}]},{"title":"block020105","sectionId":"2.1.2","label":"Sted for gjennomf\u00f8ring","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block02010501","sectionId":null,"label":"Postadresse","useLabelAsValue":false,"value":"Svend Foyns gate 9  ","sections":null},{"title":"block02010502","sectionId":null,"label":"By","useLabelAsValue":false,"value":"T\u00f8nsberg","sections":null},{"title":"block02010503","sectionId":null,"label":"Postnummer","useLabelAsValue":false,"value":"3136","sections":null},{"title":"block02010504","sectionId":null,"label":"Underenhet i land","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold og Telemark (NO091)","sections":null},{"title":"block02010505","sectionId":null,"label":"Land","useLabelAsValue":false,"value":"Norge","sections":null},{"title":"block02010507","sectionId":null,"label":"Tilleggsinformasjon","useLabelAsValue":false,"value":"Behovet er et saks- og servicedeskssystem for alle videreg\u00e5ende skolene, tannklinikkene og fylkesadministrasjonen i Vestfold fylkeskommune.","sections":null}]},{"title":"block020107","sectionId":"2.1.4","label":"Generell informasjon","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block02010701","sectionId":null,"label":"Tilleggsinformasjon","useLabelAsValue":false,"value":"Om markedsdialog Form\u00e5let med denne markedsdialogen er \u00e5 f\u00e5 innspill og kommentarer fra markedet om den kommende anskaffelsen av et saks- og servicedesksystem. Vi oppfordrer til \u00e5 dele innspill, tanker, ideer og erfaringer for \u00e5 sikre at den endelige avtalen blir best mulig. Vi mener det er viktig \u00e5 ha god kunnskap om markedet og hva som p\u00e5virker behovene f\u00f8r vi kunngj\u00f8r konkurransen. Dette vil hjelpe oss \u00e5 n\u00e5 m\u00e5lene med anskaffelsen. Relevante deler av informasjonen vi mottar fra leverand\u00f8rer i denne markedsunders\u00f8kelsen kan brukes p\u00e5 en n\u00f8ytral og rettferdig m\u00e5te i arbeidet med \u00e5 utforme behovs- og kravspesifikasjonen. Tilbakemeldingene kan ogs\u00e5 hjelpe Vestfold fylkeskommune med \u00e5 etablere passende rammer for anskaffelsen. Opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, vil bli behandlet konfidensielt i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Vi presiserer at det er frivillig for leverand\u00f8rene \u00e5 svare p\u00e5 denne markedsunders\u00f8kelsen. \u00c5 svare p\u00e5 denne markedsdialogen vil ikke p\u00e5virke leverand\u00f8rens mulighet til \u00e5 delta i den senere konkurransen. Vi er heller ikke forpliktet til \u00e5 f\u00f8lge innspillene fra leverand\u00f8rene ved den senere anskaffelsen. Praktisk informasjon om markedsdialogen Inviterte leverand\u00f8rer vil f\u00e5 lik tid, 1,5 time, til presentasjon av sine l\u00f8sninger og svare p\u00e5 tilsendte sp\u00f8rsm\u00e5l. Gjennomf\u00f8ringen vil v\u00e6re en-til-en samtale i MS Teams den 13. februar 2025 eller 25.februar 2025. Det oppfordres til aksept for opptak av m\u00f8tet. Sp\u00f8rsm\u00e5l som vi \u00f8nsker \u00e5 f\u00e5 belyst, vil bli ettersend inviterte leverand\u00f8rer i forkant av m\u00f8tet. Vi er opptatt av god konkurranse og god \u00f8konomi i v\u00e5re avtaler, og oppfordrer leverand\u00f8rene til \u00e5 gi tilbakemelding p\u00e5 forhold som oppfattes som ekskluderende, konkurransevridende, og/eller prisdrivende. Dere bestemmer selv hvilke sp\u00f8rsm\u00e5l dere vil svare p\u00e5. Det er mulighet for \u00e5 stille sp\u00f8rsm\u00e5l f\u00f8r gjennomf\u00f8ring av markedsdialogen. Sp\u00f8rsm\u00e5l sendes: Innkjop@vestfoldfylke.no P\u00e5melding til markedsdialogen sendes innen 07.02.2025 til e-post Innkjop@vestfoldfylke.no I emnefeltet p\u00e5 e-posten oppgis \u00abp\u00e5melding til markedsdialog for saks- og servicesystem\u00bb.","sections":null},{"title":"block02010702","sectionId":null,"label":"Rettslig grunnlag","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":null},{"title":"block02010703","sectionId":null,"label":"Annet","useLabelAsValue":true,"value":null,"sections":null},{"title":"block02010704","sectionId":null,"label":null,"useLabelAsValue":false,"value":"Anskaffelseforskriften ","sections":null}]}]}]},{"title":"block03","sectionId":"3","label":"Del","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block0301","sectionId":"3.1","label":"Del","useLabelAsValue":false,"value":"PAR-0000","sections":[{"title":"block030101","sectionId":null,"label":"Tittel","useLabelAsValue":false,"value":"Saks- og servicedesksystem","sections":null},{"title":"block030102","sectionId":null,"label":"Beskrivelse: __________","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold fylkeskommune (VFK) inviterer med dette til markedsdialog/leverand\u00f8rdialog. VFK \u00f8nsker \u00e5 innhente uforpliktende informasjon/innspill/erfaringer fra leverand\u00f8rmarkedet i forarbeidet med en forest\u00e5ende anskaffelse av saks- og servicedesksystem. P\u00e5melding til markedsdialogen sendes innen 07.02.2025 til e-post Innkjop@vestfoldfylke.no I emnefeltet p\u00e5 e-posten oppgis \u00abp\u00e5melding til markedsdialog for saks- og servicesystem\u00bb. Gjennomf\u00f8ringen vil v\u00e6re en-til-en samtale i MS Teams den 13. februar 2025 eller 25.februar 2025. Det oppfordres til aksept for opptak av m\u00f8tet. Om oss Vestfold fylkeskommune best\u00e5r av omtrent 2400 ansatte som arbeider p\u00e5 tvers av ulike sektorer. Vi har ansvaret for de 10 videreg\u00e5ende skolene i fylket, som betjener over 8000 elever og sysselsetter 1450 ansatte. I tillegg administrerer vi kollektivtrafikken, fylkesveiene og tannklinikker for fylkets 250\u202f000 innbyggere. V\u00e5r rolle omfatter ogs\u00e5 samfunnsutvikling, klima, n\u00e6ringsliv, samfunnsplanlegging, kultur og kulturarv. Om Digitale tjenester. Digitale tjenester gir digital st\u00f8tte til alle ansatte og elever ved videreg\u00e5ende skoler i Vestfold. Vi bestiller IT-utstyr og programvare, samt drifter og vedlikeholder fylkeskommunens IT-systemer og IT-infrastruktur p\u00e5 skyplattform Microsoft Azure og lokalt datasenter. Digitale tjenester har egne servicedesker ved Fylkeshuset i T\u00f8nsberg og alle videreg\u00e5ende skoler i fylket som leverer brukerst\u00f8tte. I tillegg til Digitale tjenester benyttes saksbehandling/supportverkt\u00f8y av Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT). Sistnevnte bruker det til \u00e5 loggf\u00f8re og besvare mottatte henvendelser fra reisende. Dagens situasjon. Digitale tjenester, Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT) benytter i dag Cherwell ITSM som saks- og servicedesksystem. Henvendelser mottas i dag pr. telefon, e-post, digitalt skjema eller ved direkte kontakt med kundebehandler/IT-medarbeider. I de fleste tilfeller skal henvendelser registreres i Cherwell ITSM. Der blir henvendelsen behandlet, besvart eller sendt videre til andre niv\u00e5er, som 2. linje, en annen saksbehandler eller en ekspertgruppe (team). Dette inneb\u00e6rer ofte dialog med den som har sendt inn henvendelsen underveis i prosessen. I dag h\u00e5ndteres dialogen gjennom e-post, SMS eller direkte kontakt. De viktigste prosessene for h\u00e5ndtering av henvendelser er: - Administrasjon av elev-pc -> Utlevering, inventarstyring, service, privatisering og utl\u00e5n - Administrasjon av ansatt pc -> Utlevering, Inventarstyring, service, privatisering/avhending - Bestillinger av utstyr - Oppf\u00f8lging av feil og mangler generelt - Brukerst\u00f8tte (selvhjelp, kunnskapsbase, veiledere og lignende)\u202f - Feil i rom (feil p\u00e5 lokasjonssted, eksempel videoutstyr i ett m\u00f8terom)\u202f - Generelle henvendelser innenfor ett gitt fagomr\u00e5de (eksempel henvendelser knyttet til bysykler, kollektivt, skoleskyss, eleveksamen, tilganger m.m.) I l\u00f8pet av \u00e5ret 2024 ble det registrert 33\u202f421 henvendelser hos Digitale tjenester, 10\u202f372 henvendelser hos VKT og 239 henvendelser hos VIS. Tilgang til dagens Cherwell ITSM fordelt p\u00e5 brukere: - Vestfold kollektivtrafikk (VKT) - 19stk. - Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) - 2 stk, - Digitale tjenester - 92 stk - Sluttbruker (ansatte) - 2400 stk. (ansatte i Vestfold fylkeskommune) Alle ansatte har tilgang til Portal Customer. De f\u00e5r logget seg p\u00e5 selvhjelpsportalen i Cherwell og meldt inn/fulgt opp sakene sine Brukerreisen for henvendelser hos Digitale tjenester, VKT og VIS kan beskrives slik: Brukerreisen Digitale tjenester: 1. Bruker tar kontakt; telefon, eller oppm\u00f8te, tekniker oppretter sak. Bruker sender epost eller bruker portal med skjema; sak opprettes automatisk. 2. Saken havner i innboksen til den lokasjonen hvor bruker jobber. 3. Tekniker plukker saken fra sin lokasjons innboks. 4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen. 5. Meldinger til bruker kan sendes ut fra l\u00f8sning via epost eller SMS. Epost tas imot, SMS kan ikke besvares. 4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen. 6. Tekniker lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. Brukerreise Vestfold kollektivtrafikk (VKT): 1. Bruker melder sin sak i kontaktskjema eller epost. 2. Cherwell danner automatisk sak i en felles innboks. 3. Kundebehandler l\u00f8ser saken og sender svar tilbake. Brukerreise Oppl\u00e6ring og Tannhelse (VIS): 1. Bruker sender epost til v\u00e5r e-postadresse. 2. Saken havner i mottatte saker i Cherwell. 3. Saksbehandler plukker saken til seg selv, eller tildeler den til den andre. 4. Kommunikasjonen rundt saken foreg\u00e5r i all hovedsak i Cherwell ved bruk av epost. Noen ganger avtales det m\u00f8te og saken avklares muntlig. I de tilfeller der vi som skoleeier melder sak til Visma Zendesk, avsluttes saken i Cherwell siden innmelder settes p\u00e5 kopi i Zendesk. 5. Saksbehandler lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. Form\u00e5l med anskaffelsen: Organisasjonen \u00f8nsker seg et verkt\u00f8y for \u00e5 f\u00f8lge opp saksbehandling og brukerhenvendelser, b\u00e5de internt og fra eksterne brukere. Vi \u00f8nsker \u00e5 anskaffe et system som kan dekke hele organisasjonen p\u00e5 sikt, med skreddersydde dashbord og skjema pr sektor. Digitale tjenester blir den st\u00f8rste brukeren og det er viktig av vi har en l\u00f8sning som st\u00f8tter ITIL prosesser p\u00e5 en god m\u00e5te. Vi \u00f8nsker oss et verkt\u00f8y med n\u00f8dvendig fleksibilitet, hvor man b\u00e5de kan skjerme for innsyn i saker p\u00e5 tvers av sektorer og dele saker og oppgaver p\u00e5 tvers, n\u00e5r en sak krever det. Vi \u00f8nsker \u00e5 ta i bruk KI for \u00e5 gi en bedre og raskere brukeropplevelse gjennom automatisering og f.eks gjenbruk av data fra tidligere saker.","sections":null},{"title":"block030103","sectionId":null,"label":"Intern identifikator","useLabelAsValue":false,"value":"Anskaffelse-2025-15","sections":null},{"title":"block030104","sectionId":"3.1.1","label":"Hensikt","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block03010401","sectionId":null,"label":"Kontraktens art","useLabelAsValue":false,"value":"Tjenester","sections":null},{"title":"block03010403","sectionId":null,"label":"Hoved klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Profesjonell servicevirksomhet i forbindelse med edb","sections":null},{"title":"block03010404","sectionId":null,"label":"Ytterligere klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Kommunikasjons- og multimediaprogramvare","sections":null},{"title":"block03010404","sectionId":null,"label":"Ytterligere klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Kommunikasjonsprogramvare","sections":null},{"title":"block03010404","sectionId":null,"label":"Ytterligere klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Programvare for desktopkommunikasjon","sections":null},{"title":"block03010404","sectionId":null,"label":"Ytterligere klassifisering","useLabelAsValue":false,"value":"Datamaskinrelaterte tjenester","sections":null}]},{"title":"block030105","sectionId":"3.1.2","label":"Sted for gjennomf\u00f8ring","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block03010501","sectionId":null,"label":"Postadresse","useLabelAsValue":false,"value":"Svend Foyns gate 9  ","sections":null},{"title":"block03010502","sectionId":null,"label":"By","useLabelAsValue":false,"value":"T\u00f8nsberg","sections":null},{"title":"block03010503","sectionId":null,"label":"Postnummer","useLabelAsValue":false,"value":"3136","sections":null},{"title":"block03010504","sectionId":null,"label":"Underenhet i land","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold og Telemark (NO091)","sections":null},{"title":"block03010505","sectionId":null,"label":"Land","useLabelAsValue":false,"value":"Norge","sections":null},{"title":"block03010507","sectionId":null,"label":"Tilleggsinformasjon","useLabelAsValue":false,"value":"Behovet er et saks- og servicedeskssystem for alle videreg\u00e5ende skolene, tannklinikkene og fylkesadministrasjonen i Vestfold fylkeskommune.","sections":null}]},{"title":"block030106","sectionId":"3.1.3","label":"Varighet","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block03010603","sectionId":null,"label":"Varighet","useLabelAsValue":false,"value":"6 YEAR","sections":null}]},{"title":"block030108","sectionId":"3.1.5","label":"Generell informasjon","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block03010806","sectionId":null,"label":"Tilleggsinformasjon","useLabelAsValue":false,"value":"Om markedsdialog Form\u00e5let med denne markedsdialogen er \u00e5 f\u00e5 innspill og kommentarer fra markedet om den kommende anskaffelsen av et saks- og servicedesksystem. Vi oppfordrer til \u00e5 dele innspill, tanker, ideer og erfaringer for \u00e5 sikre at den endelige avtalen blir best mulig. Vi mener det er viktig \u00e5 ha god kunnskap om markedet og hva som p\u00e5virker behovene f\u00f8r vi kunngj\u00f8r konkurransen. Dette vil hjelpe oss \u00e5 n\u00e5 m\u00e5lene med anskaffelsen. Relevante deler av informasjonen vi mottar fra leverand\u00f8rer i denne markedsunders\u00f8kelsen kan brukes p\u00e5 en n\u00f8ytral og rettferdig m\u00e5te i arbeidet med \u00e5 utforme behovs- og kravspesifikasjonen. Tilbakemeldingene kan ogs\u00e5 hjelpe Vestfold fylkeskommune med \u00e5 etablere passende rammer for anskaffelsen. Opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, vil bli behandlet konfidensielt i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Vi presiserer at det er frivillig for leverand\u00f8rene \u00e5 svare p\u00e5 denne markedsunders\u00f8kelsen. \u00c5 svare p\u00e5 denne markedsdialogen vil ikke p\u00e5virke leverand\u00f8rens mulighet til \u00e5 delta i den senere konkurransen. Vi er heller ikke forpliktet til \u00e5 f\u00f8lge innspillene fra leverand\u00f8rene ved den senere anskaffelsen. Praktisk informasjon om markedsdialogen Inviterte leverand\u00f8rer vil f\u00e5 lik tid, 1,5 time, til presentasjon av sine l\u00f8sninger og svare p\u00e5 tilsendte sp\u00f8rsm\u00e5l. Gjennomf\u00f8ringen vil v\u00e6re en-til-en samtale i MS Teams den 13. februar 2025 eller 25.februar 2025. Det oppfordres til aksept for opptak av m\u00f8tet. Sp\u00f8rsm\u00e5l som vi \u00f8nsker \u00e5 f\u00e5 belyst, vil bli ettersend inviterte leverand\u00f8rer i forkant av m\u00f8tet. Vi er opptatt av god konkurranse og god \u00f8konomi i v\u00e5re avtaler, og oppfordrer leverand\u00f8rene til \u00e5 gi tilbakemelding p\u00e5 forhold som oppfattes som ekskluderende, konkurransevridende, og/eller prisdrivende. Dere bestemmer selv hvilke sp\u00f8rsm\u00e5l dere vil svare p\u00e5. Det er mulighet for \u00e5 stille sp\u00f8rsm\u00e5l f\u00f8r gjennomf\u00f8ring av markedsdialogen. Sp\u00f8rsm\u00e5l sendes: Innkjop@vestfoldfylke.no P\u00e5melding til markedsdialogen sendes innen 07.02.2025 til e-post Innkjop@vestfoldfylke.no I emnefeltet p\u00e5 e-posten oppgis \u00abp\u00e5melding til markedsdialog for saks- og servicesystem\u00bb.","sections":null}]},{"title":"block030109","sectionId":"3.1.6","label":"Anskaffelsesdokumenter","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block03010906","sectionId":null,"label":"Adresse p\u00e5 anskaffelsesdokumentene","useLabelAsValue":false,"value":"https://tendsign.com/doc.aspx?MeFormsNoticeId=43773","sections":null}]},{"title":"block030112","sectionId":"3.1.9","label":"N\u00e6rmere informasjon, mekling og revisjon","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block03011202","sectionId":null,"label":"Virksomhet som gjennomf\u00f8rer klagebehandling","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold tingrett","sections":null}]}]}]},{"title":"block04","sectionId":"8","label":"Virksomheter","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block0401","sectionId":"8.1","label":null,"useLabelAsValue":false,"value":"ORG-0001","sections":[{"title":"block040101","sectionId":null,"label":"Offisielt navn","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold fylkeskommune","sections":null},{"title":"block040103","sectionId":null,"label":"Registreringsnummer","useLabelAsValue":false,"value":"929882385","sections":null},{"title":"block040104","sectionId":null,"label":"Departement","useLabelAsValue":false,"value":"Anskaffelser","sections":null},{"title":"block040105","sectionId":null,"label":"Postadresse","useLabelAsValue":false,"value":"Svend Foyns gate 9  ","sections":null},{"title":"block040106","sectionId":null,"label":"By","useLabelAsValue":false,"value":"T\u00d8NSBERG","sections":null},{"title":"block040107","sectionId":null,"label":"Postnummer","useLabelAsValue":false,"value":"3126","sections":null},{"title":"block040108","sectionId":null,"label":"Underenhet i land","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold og Telemark (NO091)","sections":null},{"title":"block040109","sectionId":null,"label":"Land","useLabelAsValue":false,"value":"Norge","sections":null},{"title":"block040110","sectionId":null,"label":"Kontaktpunkt","useLabelAsValue":false,"value":"Margrete Kjelven","sections":null},{"title":"block040111","sectionId":null,"label":"E-post","useLabelAsValue":false,"value":"margrete.kjelven@vestfoldfylke.no","sections":null},{"title":"block040112","sectionId":null,"label":"Telefon","useLabelAsValue":false,"value":"+47","sections":null},{"title":"block040114","sectionId":null,"label":"Internett-adresse","useLabelAsValue":false,"value":"http://www.vestfoldfylke.no","sections":null},{"title":"block040118","sectionId":null,"label":"Rollene til denne virksomheten","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block04011801","sectionId":null,"label":"Kj\u00f8per","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":null}]}]},{"title":"block0401","sectionId":"8.1","label":null,"useLabelAsValue":false,"value":"ORG-0002","sections":[{"title":"block040101","sectionId":null,"label":"Offisielt navn","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold tingrett","sections":null},{"title":"block040103","sectionId":null,"label":"Registreringsnummer","useLabelAsValue":false,"value":"926 723 618","sections":null},{"title":"block040105","sectionId":null,"label":"Postadresse","useLabelAsValue":false,"value":"Postboks 2013  ","sections":null},{"title":"block040106","sectionId":null,"label":"By","useLabelAsValue":false,"value":"T\u00f8nsberg","sections":null},{"title":"block040107","sectionId":null,"label":"Postnummer","useLabelAsValue":false,"value":"3103","sections":null},{"title":"block040108","sectionId":null,"label":"Underenhet i land","useLabelAsValue":false,"value":"Vestfold og Telemark (NO091)","sections":null},{"title":"block040109","sectionId":null,"label":"Land","useLabelAsValue":false,"value":"Norge","sections":null},{"title":"block040111","sectionId":null,"label":"E-post","useLabelAsValue":false,"value":"vestfold.tingrett@domstol.no","sections":null},{"title":"block040112","sectionId":null,"label":"Telefon","useLabelAsValue":false,"value":"33 20 67 00","sections":null},{"title":"block040114","sectionId":null,"label":"Internett-adresse","useLabelAsValue":false,"value":"https://www.domstol.no/no/domstoler/tingrett/vestfold-tingrett/","sections":null},{"title":"block040118","sectionId":null,"label":"Rollene til denne virksomheten","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block04011808","sectionId":null,"label":"Virksomhet som gjennomf\u00f8rer klagebehandling","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":null}]}]}]},{"title":"block06","sectionId":"11","label":"Kunngj\u00f8ringsinformasjon","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block0601","sectionId":"11.1","label":"Kunngj\u00f8ringsinformasjon","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block060101","sectionId":null,"label":"Varselidentifikator/-versjon","useLabelAsValue":false,"value":"b4ffbb0a-240d-4f43-b1eb-2aec82c8455c 01","sections":null},{"title":"block060102","sectionId":null,"label":"Type skjema","useLabelAsValue":false,"value":"Planlegging","sections":null},{"title":"block060103","sectionId":null,"label":"Type varsel","useLabelAsValue":false,"value":"Forh\u00e5ndsvarsel eller en periodisk veiledende melding som bare brukes til informasjon","sections":null},{"title":"block060104","sectionId":null,"label":"Varsel utsendelsesdato","useLabelAsValue":false,"value":"27.01.2025 12:41","sections":null},{"title":"block060105","sectionId":null,"label":"Spr\u00e5k der denne kunngj\u00f8ringen er offisielt tilgjengelig","useLabelAsValue":false,"value":"norsk","sections":null}]},{"title":"block0602","sectionId":"11.2","label":"Informasjon om publisering","useLabelAsValue":false,"value":null,"sections":[{"title":"block060204","sectionId":null,"label":"Ansl\u00e5tt dato for offentliggj\u00f8ring av en kunngj\u00f8ring av en kontrakt innenfor denne prosedyren","useLabelAsValue":false,"value":"11.04.2025","sections":null}]}]}],"awardedNames":[],"changeNotices":null,"limitedDataFlag":false,"publicationDate":"2025-01-28","tedId":null,"procurementTimeline":[{"id":"2025-101148","allType":["ADVISORY_NOTICE","PLANNING"],"publicationDate":"2025-01-28","selectedNotice":true}],"procurementStrategicLabels":[],"lotsNumber":1,"doffin_url":"https://doffin.no/notices/2025-101148"},"entities":[{"type":"procurement","id":"2025-101148","namespace":"doffin:notice","canonical_id":"doffin:notice:2025-101148","name":"Saks- og servicedesksystem","description":"\n\nVestfold fylkeskommune (VFK) inviterer med dette til markedsdialog/leverand\u00f8rdialog. VFK \u00f8nsker \u00e5 innhente uforpliktende informasjon/innspill/erfaringer fra leverand\u00f8rmarkedet i forarbeidet med en forest\u00e5ende anskaffelse av saks- og servicedesksystem.  \n\nP\u00e5melding til markedsdialogen sendes innen 07.02.2025 til e-post Innkjop@vestfoldfylke.no \nI emnefeltet p\u00e5 e-posten oppgis \u00abp\u00e5melding til markedsdialog for saks- og servicesystem\u00bb. \n\nGjennomf\u00f8ringen vil v\u00e6re en-til-en samtale i MS Teams den 13. februar 2025 eller 25.februar 2025. Det oppfordres til aksept for opptak av m\u00f8tet. \n\nOm oss \nVestfold fylkeskommune best\u00e5r av omtrent 2400 ansatte som arbeider p\u00e5 tvers av ulike sektorer. \n\nVi har ansvaret for de 10 videreg\u00e5ende skolene i fylket, som betjener over 8000 elever og sysselsetter 1450 ansatte. I tillegg administrerer vi kollektivtrafikken, fylkesveiene og tannklinikker for fylkets 250\u202f000 innbyggere. \n\nV\u00e5r rolle omfatter ogs\u00e5 samfunnsutvikling, klima, n\u00e6ringsliv, samfunnsplanlegging, kultur og kulturarv. \n\nOm Digitale tjenester.\nDigitale tjenester gir digital st\u00f8tte til alle ansatte og elever ved videreg\u00e5ende skoler i Vestfold. Vi bestiller IT-utstyr og programvare, samt drifter og vedlikeholder fylkeskommunens IT-systemer og IT-infrastruktur p\u00e5 skyplattform Microsoft Azure og lokalt datasenter. \n\nDigitale tjenester har egne servicedesker ved Fylkeshuset i T\u00f8nsberg og alle videreg\u00e5ende skoler i fylket som leverer brukerst\u00f8tte.  \n \nI tillegg til Digitale tjenester benyttes saksbehandling/supportverkt\u00f8y av Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT). Sistnevnte bruker det til \u00e5 loggf\u00f8re og besvare mottatte henvendelser fra reisende. \n\nDagens situasjon.\nDigitale tjenester, Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) og Vestfold kollektivtrafikk (VKT) benytter i dag Cherwell ITSM som saks- og servicedesksystem.  \n \nHenvendelser mottas i dag pr. telefon, e-post, digitalt skjema eller ved direkte kontakt med kundebehandler/IT-medarbeider. I de fleste tilfeller skal henvendelser registreres i Cherwell ITSM. Der blir henvendelsen behandlet, besvart eller sendt videre til andre niv\u00e5er, som 2. linje, en annen saksbehandler eller en ekspertgruppe (team). Dette inneb\u00e6rer ofte dialog med den som har sendt inn henvendelsen underveis i prosessen. I dag h\u00e5ndteres dialogen gjennom e-post, SMS eller direkte kontakt. \n \nDe viktigste prosessene for h\u00e5ndtering av henvendelser er: \n- Administrasjon av elev-pc -> Utlevering, inventarstyring, service, privatisering og utl\u00e5n \n- Administrasjon av ansatt pc -> Utlevering, Inventarstyring, service, privatisering/avhending \n- Bestillinger av utstyr \n- Oppf\u00f8lging av feil og mangler generelt \n- Brukerst\u00f8tte (selvhjelp, kunnskapsbase, veiledere og lignende)\u202f \n- Feil i rom (feil p\u00e5 lokasjonssted, eksempel videoutstyr i ett m\u00f8terom)\u202f \n- Generelle henvendelser innenfor ett gitt fagomr\u00e5de (eksempel henvendelser knyttet til bysykler, kollektivt, skoleskyss, eleveksamen, tilganger m.m.) \n \nI l\u00f8pet av \u00e5ret 2024 ble det registrert 33\u202f421 henvendelser hos Digitale tjenester, 10\u202f372 henvendelser hos VKT og 239 henvendelser hos VIS.  \n \nTilgang til dagens Cherwell ITSM fordelt p\u00e5 brukere: \n- Vestfold kollektivtrafikk (VKT) - 19stk. \n- Oppl\u00e6ring og tannhelse (VIS) - 2 stk,\n- Digitale tjenester  - 92 stk\n- Sluttbruker (ansatte) - 2400 stk. (ansatte i Vestfold fylkeskommune) \n\nAlle ansatte har tilgang til Portal Customer. De f\u00e5r logget seg p\u00e5 selvhjelpsportalen i Cherwell og meldt inn/fulgt opp sakene sine \n\nBrukerreisen for henvendelser hos Digitale tjenester, VKT og VIS kan beskrives slik: \n \nBrukerreisen Digitale tjenester:\n1. Bruker tar kontakt; telefon, eller oppm\u00f8te, tekniker oppretter sak. Bruker sender epost eller bruker portal med skjema; sak opprettes automatisk. \n2. Saken havner i innboksen til den lokasjonen hvor bruker jobber. \n3. Tekniker plukker saken fra sin lokasjons innboks. \n4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen.\n5. Meldinger til bruker kan sendes ut fra l\u00f8sning via epost eller SMS. Epost tas imot, SMS kan ikke besvares. 4. Tekniker logger fortl\u00f8pende aktivitet som journalnotater i l\u00f8sningen. \n6. Tekniker lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. \n\nBrukerreise Vestfold kollektivtrafikk (VKT):\n1. Bruker melder sin sak i kontaktskjema eller epost. \n2. Cherwell danner automatisk sak i en felles innboks. \n3. Kundebehandler l\u00f8ser saken og sender svar tilbake. \n\nBrukerreise Oppl\u00e6ring og Tannhelse (VIS):\n1. Bruker sender epost til v\u00e5r e-postadresse. \n2. Saken havner i mottatte saker i Cherwell. \n3. Saksbehandler plukker saken til seg selv, eller tildeler den til den andre. \n4. Kommunikasjonen rundt saken foreg\u00e5r i all hovedsak i Cherwell ved bruk av epost. Noen ganger avtales det m\u00f8te og saken avklares muntlig. I de tilfeller der vi som skoleeier melder sak til Visma Zendesk, avsluttes saken i Cherwell siden innmelder settes p\u00e5 kopi i Zendesk. \n5. Saksbehandler lukker sak og melding g\u00e5r til bruker. \n\nForm\u00e5l med anskaffelsen:\nOrganisasjonen \u00f8nsker seg et verkt\u00f8y for \u00e5 f\u00f8lge opp saksbehandling og brukerhenvendelser, b\u00e5de internt og fra eksterne brukere. Vi \u00f8nsker \u00e5 anskaffe et system som kan dekke hele organisasjonen p\u00e5 sikt, med skreddersydde dashbord og skjema pr sektor. Digitale tjenester blir den st\u00f8rste brukeren og det er viktig av vi har en l\u00f8sning som st\u00f8tter ITIL prosesser p\u00e5 en god m\u00e5te.\n\nVi \u00f8nsker oss et verkt\u00f8y med n\u00f8dvendig fleksibilitet, hvor man b\u00e5de kan skjerme for innsyn i saker p\u00e5 tvers av sektorer og dele saker og oppgaver p\u00e5 tvers, n\u00e5r en sak krever det. Vi \u00f8nsker \u00e5 ta i bruk KI for \u00e5 gi en bedre og raskere brukeropplevelse gjennom automatisering og f.eks gjenbruk av data fra tidligere saker.\n","source":"doffin","attributes":{"status":null},"relationships":[{"type":"buyer","target":{"type":"organization","name":"Vestfold fylkeskommune"}}],"_links":{"wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/anskaffelse/2025-101148/","api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/anskaffelser/2025-101148"}},{"type":"organization","name":"Vestfold fylkeskommune","description":"Buyer linked from the procurement notice.","source":"doffin"}],"_meta":{"retrieved_at":"2026-10-24T01:19:22Z","language":"en","content_languages":["en"],"sources":[{"id":"doffin","name":"Doffin and TED","description":"Search Norwegian and European public procurement, notices and CPV codes.","cache_ttl_seconds":60}],"cache":{"hit":false,"stored_at":"2026-10-24T01:19:22Z","expires_at":"2026-10-24T01:20:22Z","ttl_seconds":60,"remaining_ttl_seconds":60,"age_seconds":0,"scope":"process"},"requested_limit":25,"response_size_ceiling_bytes":65536,"response_size_ceiling_enforced":true},"_provenance":{"data":{"source":"doffin","source_api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/kilder/doffin"},"entities":{"source":"doffin","source_api":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/kilder/doffin","derived_from":"#/data","description":"Normalized projection of data."}},"_links":{"self":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/kilder/doffin/get_notice?include_form_details=True&notice_id=2025-101148&offset=0","source":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/kilder/doffin","wiki":"https://allemannsdata.com/wiki/kilder/doffin/get_notice/?notice_id=2025-101148&include_form_details=True&limit=25&offset=0","feedback":"https://allemannsdata.com/wiki/api/v1/feedback"},"output_fields":["id","heading","description","buyer","buyer[].id","buyer[].name","noticeType","allTypes","allCpvCodes","directCpvCodes","parentCpvCodes","noticeStatus","issueDate","deadline","publicationDate","competitionDocsUrl","sentToTed","awardedNames","possible_placeholder","doffin_url","eFormId","procedureId","location_id","placeOfPerformance","qualificationDeadline","allReceivedTenders","preferredPublicationDateTed","plannedDateTed","regulationUrl","core"],"output_fields_truncated":true,"canonical_field_aliases":{"identifier":["id","buyer[].id","procurementTimeline[].id"],"name":["heading","buyer[].name","eform[].title","eform[].label","eform[].sections[].title","eform[].sections[].label"]}}